Die Bedeutung von IT-Lösungen für Einkaufsfinanzierung
Einkaufsfinanzierung ist in vielen Branchen (z. B. im Handel) ein wichtiges Instrument, um Wareneinsatz und Liquidität in Balance zu halten. Aus Sicht der Finanzdienstleister ist Einkaufsfinanzierung über das direkte Geschäft hinaus auch als Instrument der Kundenbindung attraktiv, denn: Wer das Lager finanziert, ist in aller Regel auch der bevorzugte Geschäftspartner bei der Absatzfinanzierung.
Welchen Finanzierungspartner der Händler wählt, hängt in erster Linie von den finanziellen Konditionen ab, die dem Händler geboten werden. Aber neben diesen selbstverständlichen Aspekten ist die IT-Lösung, die der Finanzpartner dem Handel für die praktische Durchführung der Einkaufsfinanzierung zur Verfügung stellt, das entscheidende Auswahlkriterium. Diese muss leistungsfähig sein und sich nahtlos in die Alltagsprozesse der Warenbeschaffung, -verwaltung und Verkauf sowie die anderen Finanzierungsprozesse (z. B. Absatzfinanzierung, Factoring) integrieren.
Anforderungen an eine Software für Einkaufsfinanzierung im Jahr 2018
Betrachtet man die Anforderungen an eine moderne Software, dann kommt man auch an den allgemeinen IT-Trends nicht vorbei. Die Top 3 IT-Trends lauten nach Gartner für 2018: (1) Artificial Intelligence, (2) Technologie-Orientierung am Kunden und (3) Digitale Plattformen. Wer sich für diese „IT Trends“ interessiert, kann hier Näheres erfahren. Diese Trends sind bei Softwarelösungen für die Einkaufsfinanzierung nur in Teilen relevant. Denn entscheidend ist, dass immer mehr Funktionalitäten und Teilprozesse der Einkaufsfinanzierung über sogenannte Fast Integration Business Services abgedeckt werden können. Diese Business Services lassen sich nahtlos und mit wenig Aufwand in bestehende IT-Landschaften einbinden. Sie geben Anbietern von Einkaufsfinanzierung die Möglichkeit, ihre bestehenden Legacy-Systeme sukzessive zu modernisieren. Es entfällt der Zwang, eine laufende, aber schwer zu wartende monolithische IT-Anwendung durch ein risikoreiches Großprojekt abzulösen.
Entscheider, die über eine Erneuerung ihres Einkaufsfinanzierungssystems bzw. ihrer entsprechende IT-Lösung nachdenken, können also zwischen einer klassischen oder einer agilen Vorgehensweise wählen. Die afb Application Services AG hat für beide Fälle das richtige Angebot. Im Folgenden wird jede der beiden Herangehensweisen an eine Erneuerung skizziert.
Erneuerung eines Einkaufsfinanzierungssystems im Rahmen klassischer IT- oder Outsourcing-Projekte
Beim klassischen Vorgehen zur Einführung einer IT-Lösung für Einkaufsfinanzierung, lässt sich zwischen den Kategorien Individualentwicklung, Standardsystem (Out of the Box) und In-Between-System unterscheiden. Letztere verfolgen das Ziel, die Individualität einer Softwareentwicklung mit der Projektsicherheit von Standardsystemen zu kombinieren. Hierzu gibt es einen großen Pool an Modulgruppen, die durch ein enormes Set an Parametern angesteuert werden, so dass das Produkt auf die individuellen Bedürfnisse des Kunden zugeschnitten werden kann. Eine sehr bekannte Lösung der letzten Kategorie ist afb Credit Management Solution (afb-CMS). Täglich werden mehr als 2.000 Anträge über dieses System, das europaweit im Einsatz ist, abgewickelt.
Eine von zahlreichen Modulgruppen der afb Credit Management Solution (afb-CMS) ist die Einkaufsfinanzierung. Realisiert werden hiermit maßgeschneiderte Prozesse zur Objekt- und Produktwahl, Beantragung, Genehmigung und Bewirtschaftung von Einkaufsfinanzierungen inklusive Lagerfinanzierung und Factoring. Hierbei wird die vollständige Prozesskette des Objektvertrags von der Entstehung bis zur Beendigung abgebildet. Die Leistungspalette umfasst dabei die Auswahl des zu finanzierenden Objekts und der individuell abgestimmten Tilgungspläne (Zinsaufschläge, -pflichtige), die Erfassung des erforderlichen Datensatzes mit entsprechenden Plausibilitätsprüfungen, die automatisierte Abfrage von Auskünften, das Scoring, die Generierung automatischer oder manueller Kreditentscheidungen über eine workflowunterstützte Kreditbearbeitung und Auszahlung sowie die Vertragsverwaltung und -buchhaltung.
Die Modulgruppe Einkaufsfinanzierung ist jedoch nur ein Teil von afb-CMS. Denn die afb-CMS deckt alle Prozesse im Front-, Middle- und Backoffice mit einer durchgängig webbasierten und vollständigen Lösung ab: von Objektkonfiguration und Angebotskalkulation über Rating, Scoring und Entscheidung, bis zu Vertragsaktivierung, -anpassung und -beendigung. Ergänzend stehen Funktionalitäten des Full Service Managements, also z. B. Rechnungs-, Servicekarten- und Schadenmanagement, sowie Vertragsbuchhaltung (Nebenbuchhaltung) mit vollintegriertem Mahnwesen zur Verfügung. Die serviceorientierte Architektur (SOA) des Systems, der modulare Aufbau und die standardisierten Schnittstellen ermöglichen eine individuelle, flexible Funktionalität und Integration in bestehende IT-Landschaften.
Erneuerung einer Lösung zur Einkaufsfinanzierung bei agiler Herangehensweise bei Nutzung von Fast Integration Business Services
Nicht immer beschreiten die Anbieter von Einkaufsfinanzierung den Weg, ihre bestehende IT-Infrastruktur komplett zu ersetzen. In gewissen Konstellationen soll zwar einerseits sichergestellt werden, die sich schnell ändernden Kundenanforderungen bedienen zu können, aber die teilweise schon vor Jahrzehnten in Betrieb genommenen Legacy-Systeme weiter zu behalten. Die Anforderung besteht hier darin, diese Legacy-Systeme so schnell und einfach wie möglich um innovative Funktionen zu erweitern, ohne deren Code Basis zu verändern. Für diese Aufgabenstellung sind die afb Fast Integration Business Service sehr gut geeignet.
Ein afb Fast Integration Business Service repräsentiert dabei eine abgeschlossene Funktionalität. Per Fast Integration verbinden sich die einzelnen afb Business Services mit ERP-Systemen und überzeugen dabei durch extrem kurze Entwicklungs-, Rollout- und Testzyklen. Ein deutlich reduzierter Ressourcenbedarf bei der Entwicklung und Implementierung sowie eine deutlich kürzere Time-to-Market sind das Ergebnis.
Ein Beispiel für einen Fast Integration Business Service, der schnell und einfach in eine bestehende Einkaufsfinanzierungs-IT integriert werden kann ist „Advanced Floor Check Management“. Er ist auf folgenden Teilaspekt der Einkaufsfinanzierung spezialisiert: Das für große Lagerbestände benötigte Kapital wird in der Regel durch das Instrument der Einkaufsfinanzierung realisiert. Der Finanzdienstleister setzt zur Reduzierung seines Risikos die Sicherungsübereignung der Objekte ein. Die hier entstehenden Prozesse, z. B. die Verwaltung von Zulassungsbescheinigungen als Besitzurkunde oder Bestandsprüfungen im Rahmen von Floor Checks, können mit diesem Business Service deutlich effizienter gestaltet werden. Der afb Business Service „Advanced Floor Check Management“ ermöglicht die digitale Erfassung und Übertragung von Prüfaufträgen und -ergebnissen im Rahmen von Floor Checks.
Die Anbindung an beliebige Collateral Management Systeme erfolgt per standardisierter Schnittstelle und Oberfläche zum Import von Sicherheiten- und Partnerdaten sowie zum Export des Prüfergebnisses. Integriert man diesen Business Service in ein bestehendes Legacy-System, so hat man dieses im Handumdrehen um diese für die Einkaufsfinanzierung wichtigen Leistungsmerkmale erweitert:
- Workflow-gestützte Floor Check Management Plattform
- Individuelle Festlegung von Frequenz und Intensität der Floor Checks in Abhängigkeit von z. B. Anzahl der Objekte, Finanzierungshöhe oder Zahlungsstörungen
- Komfortable Erstellung digitaler Prüfaufträge mit detaillierten Informationen, u. a. zu Standort, Prüfumfang und Prüforganisation
- Mobile, digitale Erfassung von Prüfdaten und -ergebnissen inklusive Bildmaterial mit Hilfe der afb-Digitizer-App
- Erstellung und Übertragung eines formellen Prüfberichts inklusive Daten und Bildern, auf dessen Basis Folgeaktionen angestoßen werden können